Powódź, pożar, awaria – czy Twoja firma przetrwa? 5 kroków do wdrożenia planu ciągłości działania

Utrata dostępu do kluczowych systemów IT, przerwa w dostawach energii, pożar w hali produkcyjnej, powódź niszcząca archiwum, masowa absencja pracowników – każda z tych sytuacji może sparaliżować działanie firmy w kilka godzin. Aż 40% przedsiębiorstw dotkniętych poważnym zakłóceniem operacyjnym nie wznawia działalności. Zobacz, jak wdrożyć plan ciągłości działania krok po kroku i zabezpieczyć swoją firmę przed skutkami nieprzewidzianych kryzysów.

Jakie czynniki zagrażają ciągłości operacyjnej firm?

W dobie zmian klimatycznych, niestabilności geopolitycznej oraz rosnącej cyfryzacji, firmy mierzą się z coraz szerszym katalogiem ryzyk. Pożary, powodzie, awarie systemów, cyberataki, przerwy w łańcuchu dostaw czy nawet nagłe zmiany kadrowe – wszystkie te czynniki mogą spowodować zatrzymanie kluczowych procesów i narazić przedsiębiorstwo na znaczące straty finansowe oraz wizerunkowe. Brak przygotowania na takie sytuacje naraża firmę nie tylko na przestoje, ale również na trwałą utratę zaufania kontrahentów i klientów.

W ostatnich latach szczególnie widoczny jest wpływ zmian klimatycznych na działalność operacyjną. Ekstremalne zjawiska pogodowe, takie jak ulewy, fale upałów czy burze, coraz częściej skutkują przerwami w dostawach energii i problemami infrastrukturalnymi. Równie istotne są zagrożenia wewnętrzne – od błędów ludzkich po nieplanowane przestoje technologiczne. Firmy, które nie mają planu ciągłości działania, są bardziej podatne na efekt domina – jedna awaria może szybko przerodzić się w wielowymiarowy kryzys.

Co to jest plan ciągłości działania i dlaczego jest konieczny?

Plan ciągłości działania (BCP – Business Continuity Plan) to dokument zawierający procedury, działania i zasoby umożliwiające organizacji zachowanie ciągłości kluczowych procesów w sytuacji kryzysowej. To nie tylko plan „na czarną godzinę”, ale element strategicznego zarządzania ryzykiem.

Norma ISO 22301 określa wymagania dla systemów zarządzania ciągłością działania, zapewniając spójne ramy do wdrożenia skutecznych i powtarzalnych rozwiązań. Zgodność z tą normą świadczy o wysokim poziomie przygotowania organizacji na zakłócenia operacyjne oraz o jej dojrzałości zarządczej. Weryfikacją zgodności z ISO 22301 zajmują się niezależne jednostki certyfikujące, takie jak Bureau Veritas, które działają w oparciu o międzynarodowe standardy.

Jak krok po kroku wdrożyć plan ciągłości działania?

1. Analiza ryzyka i ocena wpływu na działalność (BIA)
   Pierwszym etapem jest identyfikacja potencjalnych zagrożeń oraz analiza, jakie skutki ich wystąpienie może mieć dla działalności operacyjnej. BIA pozwala określić, które procesy są kluczowe, jakie zasoby są do nich niezbędne oraz jak długo firma może sobie pozwolić na ich przestój.
2. Opracowanie strategii ciągłości działania
   Na podstawie wyników analizy planuje się sposoby zabezpieczenia procesów. Mogą to być np. alternatywne lokalizacje, zapasowe systemy IT, backup danych, współpraca z dodatkowymi dostawcami lub możliwość pracy zdalnej. Strategia powinna być dostosowana do skali i charakteru działalności.
3. Stworzenie planu działania na czas kryzysu
   Dokument operacyjny, który zawiera konkretne instrukcje – kto, kiedy i co ma zrobić w razie wystąpienia kryzysu. Określa strukturę zespołu kryzysowego, procedury komunikacji, procesy przywracania usług, dostęp do danych i kanały kontaktu z klientami.
4. Szkolenie pracowników i testowanie planu
   Plan musi być nie tylko zapisany, ale także znany i przećwiczony. Szkolenia budują świadomość, a testy – symulacje sytuacji kryzysowych – weryfikują skuteczność planu i ujawniają ewentualne braki.
5. Ciągła aktualizacja i przegląd planu ciągłości działania
   Środowisko biznesowe zmienia się dynamicznie, dlatego plan powinien być regularnie przeglądany i dostosowywany do nowych okoliczności – zmian w strukturze firmy, systemach IT, dostawcach czy przepisach prawnych.

Zarządzanie ciągłością działania w zgodzie z ISO 22301 – co zyskuje organizacja?

Wdrożenie systemu zarządzania ciągłością działania w oparciu o normę ISO 22301 pozwala firmom nie tylko skutecznie reagować na zakłócenia, ale również zwiększyć ich przewidywalność i odporność. To także element budowania reputacji i zaufania – szczególnie istotny w przetargach, negocjacjach handlowych czy współpracy z dużymi partnerami.

Coraz więcej instytucji finansowych, firm technologicznych czy zakładów produkcyjnych wymaga od swoich dostawców posiadania wdrożonych procedur zarządzania ciągłością działania. Brak takiego systemu może skutkować wykluczeniem z łańcucha dostaw, a nawet zerwaniem współpracy. Dlatego przygotowanie planu BCP staje się nie tylko zabezpieczeniem wewnętrznym, ale i warunkiem dalszego rozwoju na konkurencyjnym rynku.

Podsumowując, plan ciągłości działania to dziś nie opcja, lecz konieczność – szczególnie w świecie pełnym nieprzewidywalnych zagrożeń. Skuteczne zarządzanie ciągłością działania, zgodne z wymaganiami normy ISO 22301, pozwala firmom nie tylko przetrwać kryzys, ale wyjść z niego silniejszymi i bardziej odpornymi na przyszłe wyzwania. Wdrożenie takiego podejścia może zadecydować o być albo nie być całej organizacji.