Najczęstsze błędy przedsiębiorców podczas kontroli podatkowej i jak ich uniknąć

Kontrola podatkowa to sytuacja, która wymaga od przedsiębiorcy nie tylko uporządkowanej dokumentacji, ale także znajomości procedur oraz umiejętnego reagowania na działania organu. W praktyce to nie same nieprawidłowości, lecz błędy popełniane w trakcie kontroli często pogarszają sytuację podatnika.

Brak przygotowania dokumentacji przed rozpoczęciem czynności

Jednym z najczęstszych problemów jest chaotyczne udostępnianie dokumentów. Kontrolujący analizują spójność danych, ciągłość numeracji faktur, zgodność ewidencji z deklaracjami oraz przepływy finansowe. Jeżeli dokumentacja jest niekompletna lub niespójna, organ może przyjąć mniej korzystną interpretację zdarzeń gospodarczych.

Warto wcześniej przeprowadzić wewnętrzny przegląd ksiąg, umów i rozliczeń, szczególnie w obszarach wrażliwych, takich jak VAT, koszty uzyskania przychodu czy transakcje z podmiotami powiązanymi.

Zbyt swobodne składanie wyjaśnień

Podatnicy często składają ustne wyjaśnienia bez uprzedniej analizy konsekwencji. Tymczasem każde stanowisko powinno być przemyślane i oparte na dokumentach. Niespójne lub nieprecyzyjne odpowiedzi mogą zostać wykorzystane w dalszym postępowaniu podatkowym.

W trakcie czynności kontrolnych kluczowe jest zachowanie spójnej strategii procesowej i formułowanie stanowiska w sposób jednoznaczny.

Niezachowanie terminów procesowych

Przepisy przewidują konkretne terminy na złożenie wyjaśnień, przedstawienie dowodów czy wniesienie zastrzeżeń do protokołu. Ich przekroczenie może ograniczyć możliwość skutecznej obrony.

Szczególną uwagę należy zwrócić na moment zakończenia kontroli i sporządzenie protokołu – to etap, na którym podatnik ma realny wpływ na dalszy przebieg sprawy.

Brak profesjonalnej reprezentacji

W bardziej skomplikowanych sprawach, obejmujących wysokie kwoty lub ryzyko odpowiedzialności karno-skarbowej, samodzielne prowadzenie sprawy bywa ryzykowne. Jeżeli prowadzona jest kontrola podatkowa warszawa, wsparcie kancelarii Litigato może obejmować analizę ryzyka, reprezentację przed organem oraz przygotowanie kompleksowych wyjaśnień.

Profesjonalne doradztwo pozwala ograniczyć błędy proceduralne i uporządkować argumentację już na etapie kontroli, zanim sprawa przejdzie w fazę postępowania podatkowego.

Obszary szczególnie narażone na zakwestionowanie

W praktyce organy najczęściej analizują:

• prawo do odliczenia VAT oraz rzeczywisty charakter transakcji
• zasadność kosztów podatkowych
• rozliczenia usług niematerialnych
• schematy optymalizacyjne i transakcje z podmiotami powiązanymi

Im lepiej udokumentowana jest rzeczywista treść gospodarcza czynności, tym mniejsze ryzyko negatywnych ustaleń.

FAQ

Czy kontrola podatkowa zawsze kończy się decyzją?

Nie. Jeżeli organ nie stwierdzi nieprawidłowości, kontrola kończy się bez wydania decyzji określającej zobowiązanie podatkowe.

Czy można odmówić podpisania protokołu kontroli?

Podatnik może odmówić podpisania protokołu, jednak nie wstrzymuje to dalszego biegu sprawy. Istotniejsze jest wniesienie pisemnych zastrzeżeń w ustawowym terminie.

Jakie prawa ma przedsiębiorca podczas kontroli?

Podatnik ma prawo do czynnego udziału w postępowaniu, składania wyjaśnień, przedstawiania dowodów oraz korzystania z pomocy pełnomocnika.

Czy kontrola podatkowa może zostać przedłużona?

Tak. W uzasadnionych przypadkach organ może przedłużyć czas trwania kontroli, informując o tym podatnika na piśmie.