Planujesz galę jubileuszową, piknik dla całej załogi albo kameralne przyjęcie, które ma zapaść w pamięć gościom? Sprawdź, jak działa doświadczona firma eventowa we Wrocławiu z ponad 11-letnim stażem na rynku, blisko 380 zrealizowanymi projektami i ponad 100 tysiącami zadowolonych uczestników. September Events zbiera w jednym zespole event managerów, scenarzystów, techników i kreatywnych pomysłodawców. Zobacz, co stoi za udanymi realizacjami dla Mercedesa, IBM, Santandera czy Kaczmarski Group i dlaczego organizacja imprez firmowych we Wrocławiu to obszar, w którym agencja czuje się jak w domu.

Organizacja imprez firmowych we Wrocławiu od koncepcji po sprzątanie sali

Wrocław to miasto, które potrafi nadać wydarzeniu charakter sam z siebie. Tarczyński Arena, hala Stulecia, kameralne dziedzińce na Ostrowie Tumskim, podwórka kamienic przy Rynku, postindustrialne loft’y na Popowicach – każda lokalizacja niesie inną historię i wymaga innego podejścia logistycznego. Tutejszy zespół eventowy zna te miejsca od kuchni, wie, gdzie zmieści się scena 12-metrowa, gdzie da się rozstawić namiot ekspozycyjny bez kolizji z miejskim regulaminem, a gdzie sąsiedzi mają cierpliwość do dźwięków zespołu coverowego dopiero do godziny 22:00. Praca nad każdym projektem zaczyna się od briefu i rozmowy o celach. Czy event ma podziękować pracownikom za rok pracy, zbudować nową markę po fuzji, wprowadzić produkt na rynek, czy po prostu zintegrować zespół po okresie pracy zdalnej? Od odpowiedzi zależy wszystko: scenariusz, dobór miejsca, ton komunikacji do gości, charakter atrakcji i nawet menu cateringowe. Tutejsza firma eventowa we Wrocławiu pracuje indywidualnie, bez gotowych „pakietów”, bo identyczne wydarzenie dla firmy IT zatrudniającej 80 programistów i dla zakładu produkcyjnego z załogą 600 osób po prostu nie istnieje. Kompleksowa obsługa obejmuje pełny zakres prac. Wybór i rezerwacja obiektu, projekt scenografii, produkcja techniczna (nagłośnienie, oświetlenie, multimedia, sceny modułowe), catering dopasowany do liczby osób i preferencji dietetycznych, oprawa artystyczna (zespoły, DJ-e, prowadzący, pokazy, animatorzy), zaplecze fotograficzne i wideo, transport gości, koordynacja na miejscu w dniu wydarzenia. Klient dostaje jednego opiekuna, który prowadzi projekt od pierwszego maila do rozliczenia, a podczas samego eventu odpowiada za jego sprawny przebieg minuta po minucie.

Portfolio mówi sporo o skali działań: 30-lecie firmy Agrecol połączone z otwarciem fabryki Madonis w Wieruszowie, święta firmowe w stylu Wielkiego Gatsby’ego na Tarczyński Arenie, urodziny Krajowego Rejestru Długów dla ponad 750 pracowników zorganizowane w trzy tygodnie, piknik rodzinny Whirlpoola dla 2 500 osób przygotowany mimo chłodnej i deszczowej pogody. Organizacja imprez firmowych we Wrocławiu w takim wymiarze wymaga elastyczności logistycznej i odporności na zmienne warunki, bo plan B ma tu każdy element scenariusza. Klienci wracają nie ze względu na chwytliwe slogany, tylko z powodu konkretnych liczb i opinii. „Trzy tygodnie zamiast ośmiu miesięcy” – zapisała Kaczmarski Group po urodzinach KRD. „Elastyczność, kompetencje i optymizm” – tak Whirlpool podsumował piknik dla 2,5 tysiąca osób. Te referencje pochodzą od firm, które robią eventy regularnie i porównują dostawców między sobą. To wymierny dowód, że agencja sprawdza się w warunkach, gdzie liczy się każda godzina przygotowań. Siedziba przy Rynku 7 jest naturalnym punktem startu rozmów dla klientów z Dolnego Śląska. Drugie biuro przy placu Trzech Krzyży w Warszawie obsługuje projekty w centrum i na wschodzie kraju, ale to wrocławski zespół prowadzi większość realizacji w regionie. Agencja działa na terenie całej Polski, więc event można zorganizować w górach, nad morzem albo w siedzibie klienta poza Dolnym Śląskiem, zachowując ten sam standard prowadzenia projektu.

Organizacja imprez okolicznościowych we Wrocławiu z dbałością o detal

Eventy okolicznościowe rządzą się innymi prawami niż czysto biznesowe spotkania. Jubileusz firmy, uroczysta gala wręczenia nagród branżowych, otwarcie nowego oddziału, spotkanie zarządu z kluczowymi partnerami – tu emocje i atmosfera ważą tyle samo co dopięta logistyka. Goście pamiętają nie tylko menu i scenografię, ale sposób, w jaki zostali przywitani, czy w toaletach był papier o 23:30, czy szatnia działała sprawnie po zakończeniu i czy mowa prezesa zabrzmiała tak, jak została napisana, bez sprzęgającego mikrofonu. Dotychczasowe wrocławskie realizacje okolicznościowe pokazują, że agencja czuje się swobodnie w różnych stylistykach. Imprezy tematyczne w klimacie lat dwudziestych z pióropuszami i muzyką swingową, wieczory w konwencji Hollywoodzkich Oskarów z czerwonym dywanem i statuetkami, ogrodowe garden party z shiszami, eleganckie bankiety w salach z żyrandolami, kameralne kolacje degustacyjne dla zarządu. Każda konwencja wymaga innej scenografii, innego dress code’u w briefie dla gości i innego doboru artystów. Praca nad takim wydarzeniem to długi proces dopinania szczegółów. Wybór sali bankietowej (we Wrocławiu są obiekty na 30, 300 i 3 000 osób – różnią się klimatem i ograniczeniami technicznymi), aranżacja wnętrz z dekoracjami szytymi pod scenariusz, balonowe ścianki do zdjęć i kompozycje florystyczne, oświetlenie podkreślające kluczowe momenty wieczoru, ścieżki muzyczne dopasowane do kolejnych etapów imprezy. Catering dobierany jest pod gości – kuchnia regionalna, fusion, vege, kosherna lub bez glutenu, zależnie od listy potrzeb.

Doświadczenie zespołu obejmuje też scenariusze nietypowe. Imprezy plenerowe pod namiotami eventowymi, kiedy pogoda nie współpracuje. Roadshow dla firm wprowadzających nową markę. Wigilie firmowe, na których prezes osobiście wręcza prezenty 400 osobom w półtorej godziny bez kolejek. Premiery produktów premium, gdzie kuratorstwo gości i savoir-vivre dyplomatyczny mają znaczenie nie mniejsze niż samo show. Każdy z tych formatów wymaga innej obsady ról w zespole eventowym i innego rytmu komunikacji z klientem. Współpraca z dostawcami to obszar, w którym lata działalności robią największą różnicę. Sprawdzone firmy cateringowe, dekoratorzy znający specyfikę wrocławskich obiektów, technicy z własnym sprzętem zarezerwowanym pod konkretny weekend, fotografowie i operatorzy kamer rozumiejący różnicę między reportażem a materiałem reklamowym po evencie. Ta sieć kontaktów oznacza, że nawet zmiany w briefie na trzy dni przed wydarzeniem nie kończą się paniką, tylko zwykłym telefonem do zaufanego podwykonawcy. Każda okazja zyskuje własną oprawę, jeśli scenariusz powstał z myślą o konkretnej grupie. Organizacja imprez okolicznościowych we Wrocławiu w wykonaniu doświadczonej agencji to przede wszystkim umiejętność słuchania – dopiero potem propozycje, koncepcje i kosztorysy. Klient, który mówi „chcemy uczcić 20-lecie firmy, ale nie wiemy jeszcze jak” dostaje trzy, cztery różne kierunki do wyboru, z konkretnymi lokalizacjami, wstępnym budżetem i przykładami z realizacji o podobnej skali. Reszta to już wspólne dopinanie wizji do ostatniego kieliszka serwowanego o północy.