Organizacja imprez masowych stanowi ogromne przedsięwzięcie, które należy szczegółowo zaplanować z dużym wyprzedzeniem. Wydarzenie wymaga zgłoszenia stosownym organom w celu uzyskania zgody na jego przeprowadzenie. Aspekt formalny odgrywa ważną rolę, ale warto pamiętać, że równie istotny jest przebieg eventu oraz jego promocja w mediach. Jak zorganizować udaną imprezę masową? Na co zwrócić uwagę, formułując jej koncepcję?
Organizacja imprez masowych zazwyczaj odbywa się na zlecenie klienta lub przełożonego. Każdy posiada własną wizję wydarzenia, dlatego warto się z nią zapoznać. Służy temu briefowanie. Na jego podstawie można stworzyć koncepcję kreatywną zgodną z oczekiwaniami zleceniodawcy.
Każdy event wymaga stworzenia i opracowania indywidualnej koncepcji, która pozwoli mu wyróżnić się na tle innych, podobnych wydarzeń. Już na tym etapie należy zastanowić się, jak przyciągnąć potencjalnych odbiorców i określić grupę docelową. Inaczej przygotowuje się koncert popularnego rapera, zespołu z lat 70. i przedstawiciela muzyki klasycznej. Niektóre występy można wzbogacić efektami specjalnymi, a turniej piłki nożnej urozmaicić konkursami dla kibiców. Bardzo często to detale przesądzają o efekcie końcowym. Spektakularna gra świateł, dobre nagłośnienie, zatrudnienie tancerzy, dobrego konferansjera, znalezienie odpowiednich sponsorów etc. Wszystkie te elementy uwzględnia się, opracowując koncepcję kreatywną imprezy masowej.
Choć organizacja imprez masowych wymaga spełnienia wielu kwestii formalnych, to najpierw należy znaleźć odpowiedni obiekt. W przypadku imprez sportowych jest nim stadion, boisko lub zamknięte pomieszczenie. Koncerty organizuje się w plenerze oraz w budynkach. Trzeba uwzględnić przy tym charakter samego wydarzenia, porę roku oraz oszacować liczbę potencjalnych uczestników eventu. Nie bez znaczenia pozostają też koszty wynajmu i uzyskanie zgody właściciela/zarządcy boiska/budynku.
Impreza masowa generuje koszty, a klient dysponuje określonym budżetem. W celu uniknięcia nieporozumień, przygotowuje się kosztorys i przedstawia go zleceniodawcy w celu akceptacji. Ważną pozycję zajmuje w nim wynagrodzenie dla agencji eventowej/event managera. Gdy klient zaaprobuje zaproponowany budżet, przystępuje się do działania. Każdy wydatek powinien znaleźć potwierdzenie w fakturze podpiętej pod dokumentację finansową. Ułatwi to finalne rozliczenie projektu.
Organizacja eventów, które mają charakter imprez masowych, rządzi się własnymi prawami. Kluczową rolę odgrywają tu kwestie formalne. Na osobie, która odpowiada za wydarzenie sportowe, kulturalne lub rekreacyjne, spoczywa wiele obowiązków. Ma ona m.in. za zadanie przygotować regulamin imprezy masowej.
Chęć organizacji imprezy masowej oraz budżet przeznaczony na ten cel nie gwarantują, że wydarzenie odbędzie się w przewidzianym przez nas miejscu i kształcie. Wszystko zależy od tego, czy stosowne służby wydadzą zgody. Należy ubiegać się o nie, składając wniosek w urzędzie.
Organizator imprezy masowej powinien starać się o:
O zezwolenie należy ubiegać się w miejscu, gdzie zaplanowano imprezę. Np. firma eventowa z Poznania, które chce zrobić koncert w Bielsku-Białej, musi starać się o zgodę komendanta policji w Bielsku-Białej i komendanta tamtejszej straży pożarnej.
Organizator imprezy masowej, uzyskując zgodę na jej przeprowadzenie, nadal pozostaje zobowiązany do zadbania o kluczowe kwestie związane z bezpieczeństwem. Musi zapewnić dostęp do służb medycznych podczas wydarzenia, toalet stacjonarnych lub przenośnych itp.
Firmy eventowe zazwyczaj skupiają się na opracowaniu koncepcji kreatywnej, znalezieniu obiektu i załatwieniu formalności. Pozostałe zadania oddelegowują swoim sprawdzonym podwykonawcom. Np. zamawiają catering, zlecają nadruk na koszulkach okolicznościowych, wynajmują ekipę od nagłośnienia i konferansjera.
Nawet współpracując z najlepszymi podwykonawcami, warto trzymać rękę na pulsie, aby móc w porę zareagować na ewentualne nieprawidłowości. Jeśli próba menu nie zakończy się sukcesem, należy porozmawiać o tym z firmą zewnętrzną. Pozwoli to uniknąć wielu niedociągnięć i słów krytyki.
Imprezy masowe kończą się sukcesem, gdy informacja o nich dociera bezpośrednio do osób potencjalnie zainteresowanych. Nawet świetny koncert czy turniej piłkarski przejdzie bez echa, jeśli nie zostanie odpowiednio wypromowany. Warto nagłośnić go w mediach tradycyjnych i internetowych, uwzględniając target.
Brak komentarza, Twój może być pierwszy.
Dodaj komentarz