Organizowanie eventów, które sprzedają – rola strategii w planowaniu wydarzeń

Event może wspierać sprzedaż, budować rozpoznawalność marki, generować wartościowe kontakty i wzmacniać relacje z obecnymi klientami. Osiągnięcie takich efektów wymaga jednak odpowiedniego przygotowania. Jeszcze przed wyborem miejsca czy atrakcji trzeba ustalić, do kogo kierowane jest wydarzenie i jakie zadanie ma realizować. Strategiczne podejście pozwala podporządkować temu celowi program, komunikację oraz doświadczenia uczestników.

Cel wydarzenia wyznacza kierunek dalszych działań

Strategia eventu powinna wynikać z konkretnego celu, np. biznesowego lub marketingowego. Firma może chcieć zaprezentować nowy produkt, pozyskać kontakty do potencjalnych klientów, zwiększyć świadomość marki albo umocnić relacje z partnerami. Każdy z tych elementów wymaga nieco innego scenariusza.

Znaczenie ma również grupa docelowa. Wiedza o jej potrzebach pomaga wybrać format wydarzenia, tematykę, prelegentów i sposób komunikacji. W związku z tym organizacja konferencji dla ekspertów z określonej branży będzie wymagała innego podejścia niż przygotowanie premiery produktu skierowanego do konsumentów. W pierwszym przypadku szczególne znaczenie może mieć poziom merytoryczny wystąpień i networking. W drugim większą rolę mogą odgrywać możliwość przetestowania produktu, atrakcyjna prezentacja oraz interakcja z marką.

Już na tym etapie warto określić oczekiwane rezultaty. Mogą nimi być liczba nowych leadów, zapisów na konsultację, spotkań handlowych czy kontaktów pozyskanych podczas wydarzenia. Dzięki temu późniejsza ocena efektów opiera się na konkretnych danych.

Doświadczenie uczestnika powinno wspierać strategię eventu

Uczestnik styka się z wydarzeniem na długo przed wejściem do obiektu. Zaproszenie, formularz rejestracyjny, informacje organizacyjne i komunikacja przed eventem tworzą pierwsze wrażenie. Następnie znaczenie mają sprawna rejestracja na miejscu, program, obsługa, catering, przestrzeń oraz możliwości rozmowy z innymi gośćmi.

Wszystkie te elementy powinny tworzyć spójne doświadczenie. Jeżeli celem jest pozyskanie kontaktów, program musi zapewniać przestrzeń na networking. Przy promocji produktu warto stworzyć warunki do jego poznania i rozmowy z ekspertami marki. Z kolei wydarzenie wizerunkowe powinno konsekwentnie komunikować wartości firmy.

Duże znaczenie ma przy tym znajomość lokalnego rynku. Dlatego pomocna może okazać się doświadczona firma eventowa. Katowice i inne duże ośrodki oferują szeroki wybór przestrzeni oraz zaplecza potrzebnego do realizacji wydarzeń o różnej skali. Lokalizacja powinna jednak zawsze wynikać z potrzeb i założeń projektu, a nie wyłącznie z atrakcyjności samego obiektu.

Efekty wydarzenia warto planować jeszcze przed jego rozpoczęciem

Sprzedażowy potencjał eventu nie kończy się wraz z wyjściem ostatniego uczestnika. Kontakty i dane pozyskane podczas spotkania można wykorzystać w kolejnych działaniach, oczywiście z uwzględnieniem odpowiednich zgód. Pomocne są również ankiety, które pokazują, jak uczestnicy ocenili wydarzenie i co szczególnie zwróciło ich uwagę.

Po evencie warto analizować między innymi:

·       liczbę uczestników i pozyskanych kontaktów,

·       zainteresowanie ofertą lub konkretnym produktem,

·       liczbę umówionych rozmów handlowych,

·       aktywność uczestników w mediach społecznościowych,

·       wyniki ankiet oraz opinie gości.

Takie dane pozwalają ocenić skuteczność projektu i lepiej przygotować kolejne, na przykład planowanie targów czy zadania typu organizacja imprez. Łódź oraz pozostałe duże miasta dają firmom możliwość realizacji wielu formatów wydarzeń, jednak o ich wartości ostatecznie decyduje sposób wykorzystania z kontaktu z odbiorcami.

Profesjonalna realizacja pomaga przełożyć strategię w skuteczną realizację

Dobra koncepcja wymaga sprawnej organizacji. Dlatego planowanie konferencji naukowych, biznesowych i prasowych, a także innych wydarzeń warto powierzyć profesjonalnej agencji eventowej takiej jak BLUEXPERIENCE. Doświadczony zespół potrafi skoordynować cały projekt od A do Z.