Jak zaplanować udane spotkanie okolicznościowe dla firmy lub rodziny?

Dobrze zaplanowane przyjęcie wymaga czasu, jasnych założeń i sprawnej organizacji, niezależnie od tego, czy chodzi o jubileusz firmy, spotkanie świąteczne czy uroczystość rodzinną. Wiele osób nie docenia liczby elementów, które trzeba uzgodnić: miejsca, menu, programu, nagłośnienia i obsługi gości. W artykule wyjaśniamy, czym zajmują się agencje eventowe, jak wygląda przygotowanie przyjęcia okolicznościowego i na co zwrócić uwagę przy organizacji wigilii w firmie. Przykłady odwołują się do doświadczeń agencji September Events z biurami we Wrocławiu i Warszawie.

Czym zajmuje się agencja eventowa i na czym polega jej praca?

Agencja eventowa to firma, która przejmuje od zleceniodawcy większość obowiązków związanych z organizacją wydarzenia. Zakres prac obejmuje przygotowanie koncepcji, wybór lokalizacji, koordynację podwykonawców, nadzór nad logistyką i obsługę w dniu imprezy. September Events to agencja z biurami we Wrocławiu i Warszawie, która według informacji ze swojej strony działa ponad jedenaście lat i obsługuje klientów z całej Polski, w tym z Krakowa, Poznania i Gdańska. Specjalizuje się w imprezach firmowych: eventach integracyjnych dla pracowników, konferencjach i szkoleniach, jubileuszach, galach, piknikach plenerowych, wyjazdach integracyjnych, team buildingu oraz imprezach tematycznych. Dla firm takie wydarzenia są sposobem na budowanie relacji w zespole, podziękowanie pracownikom czy zaprezentowanie marki partnerom i klientom. Praca agencji zaczyna się od rozmowy o celach: co wydarzenie ma osiągnąć, ilu uczestników zaprosić, jaki ma być ton i budżet. Następnie przygotowuje się koncepcję, a w kolejnych krokach wybiera obiekt, catering, technikę sceniczną, oprawę artystyczną i dekoracje. Agencja koordynuje też dostawców, harmonogram montażu i scenariusz imprezy, co pozwala organizatorowi skupić się na gościach. Przy wyborze agencji warto zapytać o doświadczenie w podobnych wydarzeniach, referencje i sposób rozliczania kosztów, a także o plan awaryjny na wypadek zmiany pogody lub problemów z dostawcami. Dobrze zdefiniowany brief, czyli zestaw informacji o oczekiwaniach, liczbie osób i budżecie, skraca czas przygotowania oferty i zmniejsza ryzyko nieporozumień. W praktyce o udanej imprezie decydują szczegóły: czas oczekiwania na posiłek, jakość dźwięku, dojazd gości i klarowne informacje o przebiegu wydarzenia. Dobrze jest również ustalić z wyprzedzeniem, kto w firmie będzie osobą decyzyjną, bo opóźnienia w akceptacji szczegółów potrafią przesunąć termin całego przedsięwzięcia. Warto też z góry określić zasady dotyczące zdjęć, publikacji w mediach społecznościowych i ewentualnych materiałów podsumowujących, aby uniknąć nieporozumień.

Od czego zacząć przygotowania do uroczystości i na co zwrócić uwagę?

Pierwszym krokiem w każdej uroczystości jest określenie jej charakteru oraz liczby gości. Inaczej organizuje się kameralne spotkanie dla kilkunastu osób, a inaczej galę dla kilkuset uczestników. Organizacja przyjęć okolicznościowych obejmuje wybór miejsca, ustalenie terminu, przygotowanie menu, zaplanowanie programu i zadbanie o oprawę. Przy wyborze lokalizacji trzeba uwzględnić dojazd, parking, dostępność dla osób starszych lub z niepełnosprawnościami, a także możliwość dostosowania sali do potrzeb. Ważne są akustyka, oświetlenie i zaplecze techniczne, bo od nich zależy komfort uczestników. W przypadku imprez plenerowych niezbędny jest plan na wypadek deszczu, na przykład namiot lub zadaszenie. Menu powinno uwzględniać potrzeby osób z alergiami, wegetarian i wegan, a obsługa musi być przygotowana na zmiany liczby gości. Program imprezy warto zaplanować tak, aby uczestnicy nie nudzili się ani nie czuli przytłoczeni: oficjalna część powinna być zwięzła, a po niej następuje część nieformalna z muzyką lub występem artystycznym. Dobrą praktyką jest przygotowanie harmonogramu minutowego, który określa momenty wejścia gości, przemówień, serwisu dań i atrakcji. Warto także przewidzieć miejsce na rozmowy i odpoczynek. Koszty trzeba rozpisać na kategorie: wynajem sali, catering, technika, dekoracje, program, obsługa i rezerwa, przeznaczona na nieprzewidziane wydatki, zwykle kilkanaście procent budżetu. W organizacji pomaga zawodowa agencja, która ma sprawdzonych dostawców i wiedzę o tym, jak uniknąć typowych błędów. Po imprezie warto zebrać opinie uczestników, bo pozwalają one ocenić, co zadziałało, a co można poprawić przy kolejnym wydarzeniu, a także podziękować gościom i dostawcom za udział i zaangażowanie. W trakcie samej uroczystości dobrze jest wyznaczyć osobę, która będzie kontaktem dla obsługi, dostawców i gości, tak by organizator mógł skupić się na rozmowach. Należy też przygotować plan dojazdu, oznaczenia i wyraźne zaproszenia z godziną rozpoczęcia, adresem i informacją o dress code, bo drobne niedopowiedzenia często powodują chaos.

Jak przygotować świąteczne spotkanie integrujące pracowników zespołu?

Spotkanie świąteczne w firmie to dobra okazja, aby podziękować pracownikom, wzmocnić relacje między działami i zbudować poczucie wspólnoty. Aby jednak spełniło te cele, wymaga staranności. Organizacja wigilii firmowej zaczyna się od określenia formy: może to być uroczysta kolacja, spotkanie w nieformalnej atmosferze, impreza z programem artystycznym lub wydarzenie tematyczne. Od tego zależy wybór miejsca, którym może być restauracja, sala bankietowa, siedziba firmy albo specjalnie zaaranżowana przestrzeń. Ważne jest, aby termin był ustalony z wyprzedzeniem, ponieważ grudzień to okres największego obłożenia obiektów, a dobre lokale rezerwuje się z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Przygotowania obejmują także dekoracje, scenografię, menu, oprawę muzyczną i program, na przykład występ artystyczny, quiz lub losowanie upominków. Agencja September Events według informacji ze strony oferuje kompleksową organizację takich spotkań: pomaga w wyborze lokalizacji, dekoracjach, cateringu i oprawie muzycznej, a także proponuje imprezy tematyczne. Przed wydarzeniem klient wypełnia brief, który pozwala dopasować koncepcję do charakteru firmy. Pracodawcy powinni pamiętać o różnorodności zespołu: menu bezmięsne, napoje bezalkoholowe i program akceptowalny dla osób o różnych wartościach to element dobrego przygotowania. Dla firm z oddziałami w kilku miastach ważna jest logistyka dojazdu i noclegów, a niekiedy transmisja online dla osób, które nie mogą przyjechać. Nie należy też zapominać o zasadach bezpieczeństwa i odpowiedzialności: transport powrotny dla uczestników, informowanie o zasadach zachowania i kontakt do osoby odpowiedzialnej za organizację. Dobrze przemyślana wigilia zostaje w pamięci pracowników na długo i wpływa pozytywnie na atmosferę przez cały następny rok. Dla zespołów rozproszonych bywa pomocny wspólny kalendarz z przypomnieniami i krótką ankietą dotyczącą diety oraz preferencji. Po wydarzeniu dobrze jest wysłać podziękowania, zdjęcia i krótkie podsumowanie, które pozwolą utrzymać dobrą atmosferę również w kolejnych tygodniach, a także zebrać uwagi na przyszłość.